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仁聚力管理咨询:公司如何降低出差成本?

   出差混乱的前车之鉴
健康问题,如非典、恐怖主义恐惧、2010年冰岛火山灰云笼罩了整个欧洲,诸如此类的状况时有发生,使得出差不能成行。当出差计划彻底泡汤或者不受欢迎时,企业往往被迫转而召开视频会议。有趣的是,每当危机解决后,视频会议往往有增无减,因为越来越多的企业意识到了视频会议的优势。

   例如,在欧洲冰岛爆发火山灰云一年后,雷格斯收到的视频会议咨询量较之前平均增加了75%。企业从此次事件中开始培养视频会议习惯,并加以保持,取消了部分不菲的国际或洲际差旅,转而步入附近的视频会议室。

   2013年,企业在展望开拓新市场的机遇时,不妨也审视一下自身的出差模式。出差真的有必要吗,能否用视频会议取代,能否更多地依靠本地人才,而不是让外派经理飞往外地去解决所有问题。这不仅能节约成本,还能提升企业绩效。

  在全球化浪潮中,最行之有效的发展策略就是开拓新市场。根据雷格斯的全球调查,与专注国内市场的企业相比,出口型公司已经连续第二年实现了更快的营业收入和利润增长[1]。

   开拓新市场可能是一种成熟的增长路线,但也面临不少挑战,包括当地监管和风险管理等。同样,这对个人而言也是一种挑战。当你通知一名公务繁忙的全球职业经理人,要求他定期走访另一个国家时,这个消息可能很不受欢迎。商务出差的压力随着年龄、出差频率和职级的上升而增加[2],抱怨最多的问题是行李遗失或延误;互联网连接质量差或没有信号;中长途航班坐经济舱以及交通工具晚点。

   财务人员可能也会牢骚满腹,尤其是在2013年亚太区航线价格预计上升2.5%左右的情况下,即便有廉价航空公司进入市场,也不会改观。亚太区酒店价格预计平均上涨3.5%,其中新加坡上涨8%,汽车租金涨幅接近6%[3]。

   所有出差都非去不可吗?
   鉴于出差的辛苦和费用,企业真的需要增加商务出差才能取得海外业务增长吗?

   虽然有一些商务出差必不可少,但是,有了视频会议等连接技术,许多出差完全可以用其他方式取代。视频会议不仅是减少商务出差费用的有效手段,还能帮助企业改善通讯方式。

   之前,你很可能是通过出差和电话与海外客户或联系人保持沟通。现在,你用视频会议取代部分出差和电话会议,不仅能节约出差费用,而且沟通效果比电话更好。这难道不是低成本和高效率兼得的通讯方式吗?这就是双赢。

   同时,视频会议还能带来其他优势,例如,可以通过推广远程办公缩减办公室成本。还可扩大公司可招聘的人才对象:根据雷格斯的一项调查,79%的受访者表示,视频会议取代出差能鼓励产后妇女重返职场。

   寻求本地知识
   减少商务出差的另一个途径是给当地管理层更多授权。随着企业努力压缩代价不菲的外派人员费用,依靠外派经理管理海外业务的方式正在快速消失。企业还发现了外派经理所遇到的种种困难,最常见(根据经济学家情报部门的调查[4])的有:
·        员工之间的文化或国家冲突
·        外国经理无法理解本地文化
·        不同的工作风格和办公室惯例

   同时,有关从人力资源做法到客户偏好的本地知识,以及本地语言技能和本地联系和关系网的价值也日益重要。随着亚太地区人才经验不断丰富,可招聘人才越来越多,这意味着许多本地员工能够担当管理职责。普华永道2012年全球CEO调查显示,70%的CEO表示,只要市场需要,他们计划主要招聘当地人才,这个调查结果也就不足为奇了。仅有17%的人表示,他们计划跨国境调派人员[5]。

   把非核心工作外包给具备本地知识的提供商,如办公场所管理,也会降低对主要管理人员的需求,减少对新市场的资源投入。

   显然,即便招聘了更多的本地人才,也并不意味着商务出差就此消失。人们仍然需要面对面会晤,营造和谐关系,参观总部或地区总部,亲自走访重要客户等等。不过,没有必要一而再、再而三进行重复性出差——高品质的视频会议完全可以取而代之。使用视频会议设施既简单又方便:雷格斯在全球100个国家1500家商务中心都设有视频会议室。

[1] “开创新天地”,雷格斯,2013年
[2] “商务出差的压力因素”,Carlson Wagonlit(嘉信力),2012年10月
[3] “嘉信力2013年出差预测:全球出差成本”,2012年
[4] “晋升或出局:现代外派的最新趋势”,经济学家情报部门(由雷格斯赞助),2010年
[5] ‘2012年全球CEO调查’,普华永道


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